PROYECTO SIC CAFÉ 2021

PERIODO ENERO – JUNIO 2017

Este proyecto fue por 18 meses

“DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE CALIDAD EN COOPERATIVAS EMPRESARIALES DEL SECTOR CAFETALERO PERUANO”

Sugerencias reiteradas de cooperativas de promover un software para las cooperativas que faciliten

Diseñar y validar un Sistema Integral de Calidad, que fortalezca la gestión de las Cooperativas cafetaleras, generando un nuevo paquete de herramientas y servicios integrados escalable a Cooperativas de diversas Cadenas de Valor.

A fin de integrar todos los niveles de gobierno en las cooperativas cafetaleras surge el proyecto Sistema Integral de Gestión de Calidad de las Cooperativas Cafetaleras (SIC CAFÉ), impulsado por la Junta Nacional del Café (JNC) y el Programa SECOMPETITIVO, de la Cooperación Suiza-SECO en Perú.
Tiene como objetivo desarrollar, validar e institucionalizar un sistema integral de calidad para las organizaciones cafetaleras.
El proyecto busca incorporar en una base datos toda la información referida al acopio, producción, comercialización y gerencia de la organización cafetalera, a la que podrán acceder tanto sus directivos como los socios.

Comenzó sus actividades en marzo de 2016 con la elaboración de un diagnóstico sobre la situación informática de trece cooperativas que se ubican en cinco regiones productoras de grano aromático: Junín, Amazonas, Cajamarca, San Martín y Cusco. Tomando en cuenta la realidad de las organizaciones cafetaleras se diseñó un software especialmente adecuado para uniformizar sus operaciones y gobernanza cooperativa.
El sistema informático fue presentado a gerentes y directivos de las cooperativas socias de la JNC, a fin de recoger sus opiniones y necesidades. Además, se aplicaron las sugerencias del Consejo Consultivo que asesora a SIC CAFÉ, compuesto por entidades públicas, privadas y la cooperación internacional.

Inicialmente, se aplicará en cinco cooperativas como un programa piloto, pero la apuesta es dotar de esta herramienta de gestión a todas las organizaciones cafetaleras, a fin de contar con información consistente y oportuna sobre sus operaciones productivas, financieras, comerciales y sociales para el buen gobierno cooperativo.

En marzo de 2016 se realizó la ceremonia de lanzamiento oficial del Proyecto SIC CAFÉ, a la que asistieron representantes de las cooperativas que participan en el programa, así como directivos de la Junta Nacional del Café (JNC) y de la Cooperación Suiza-SECO, entre otros.
En la cita participó el director de la Cooperación Suiza-SECO en Perú, Martin Peter, quien resaltó que a través del sistema integrado se combatirá algunas de las mayores debilidades y riesgos de la cadena de valor del café, como son las deficiencias en la gestión empresarial y de la calidad. “Esto incrementará la competitividad de la oferta exportable cafetalera y dará un mayor acceso a mercados internacionales”, dijo.

El presidente de la JNC, Tomás Córdova, remarcó la importancia del proyecto en la tarea de tener organizaciones cafetaleras más eficientes, tanto en el campo productivo, como financiero y comercial. “Contarán con un software para modernizar y uniformizar sus operaciones. Y esta experiencia la queremos aplicar luego a otras organizaciones de productores”, apuntó.
La coordinadora de SIC CAFÉ, Karim Vargas, precisó que esta iniciativa fortalecerá la caficultura organizada con miras al año 2021, a través de alianzas con el gobierno, el sector privado y las entidades de cooperación internacional.

La primera actividad realizada para alcanzar esta meta fue elaborar un diagnóstico de la gestión empresarial de las cooperativas cafetaleras, para lo cual se visitó diez organizaciones ubicadas en el norte, centro y sur del país.
Estas visitas permitieron determinar que hay tres tipos de cooperativas: algunas tienen un software diseñado para ellas, mientras otras usan un sistema contable o para almacén, sin embargo, ninguna articula todas las áreas de la organización en una red integrada; y hay un tercer grupo que no utiliza un sistema informático y solo cuenta con una propuesta para implementar una estructura web que se conectaría a través de internet de 1 a 4 MB de velocidad.

A fin de determinar el mejor sistema informático para las cooperativas cafetaleras, se realizaron las siguientes acciones:
–    Análisis económico y pertinente de software en cooperativas cafetaleras y medianas empresas.
    Se mostraron las ventajas y limitaciones de las diferentes licencias de software, tanto en tema de costos, facilidades y dificultades en su implementación, así como sus capacidades. 
    Dada la heterogeneidad de las organizaciones se recomendó estandarizar procesos mínimos para elaborar el sistema informático ERP para las cooperativas cafetaleras.
–    Diseño de proceso didáctico para transferencia a cooperativas. 
    Con este mecanismo se buscó optimizar la funcionalidad y alcances del sistema informático, proyectando su uso a través de múltiples plataformas (web, escritorio, móviles). Incluye la capacitación a representantes de organizaciones cafetaleras que estarán a cargo de este proceso en sus respectivas instituciones.

– Evaluación usando la técnica de Benchmarking con otros sistemas, estándares e iniciativas similares.
Se observaron las prácticas comerciales y de gestión de 16 empresas y cooperativas cafetaleras y se visitaron siete organizaciones de Cajamarca, Junín y Cusco. 
En este marco, se recomendaron varias medidas para reducir la brecha informática que hay entre las diferentes organizaciones. Entre ellas, propusieron formular un plan estratégico y fortalecer la transparencia para alcanzar el 100% de las buenas prácticas de gobierno corporativo de las cooperativas, así como estandarizar las actividades claves que desarrollan (transporte, secado, pilado y logística de exportación).

Los resultados de la investigación para diseñar el software se presentaron a los miembros del Consejo Consultivo instituido con el objetivo de involucrar a más actores en la tarea de impulsar el Proyecto SIC CAFÉ. Se llevaron a cabo dos reuniones, una en mayo y otra en diciembre. 
El Consejo Consultivo está conformado por representantes de Root Capital, Proyecto Mondo MLAL, VECO Andino, el Instituto Nacional de Calidad (INACAL), el Ministerio de la Producción y el  Ministerio de Agricultura y Riego (MINAGRI).
Los asistentes formularon recomendaciones que fueron recogidas para la mejor implementación del proyecto, que inicialmente será piloto, a fin de facilitar que en el futuro todas las cooperativas puedan acceder a esta herramienta de gestión.

En la segunda cita participaron dirigentes de las cooperativas involucradas en el proyecto y directivos de la Junta Nacional del Café (JNC), como también representantes del sector público y privado.
Mauricio Chiaravalli, de la Cooperación Suiza-SECO, destacó el compromiso de la JNC, reflejado con sus más altas autoridades, y el interés de instituciones del Estado como MINAGRI, PRODUCE e INACAL. Calificó como un gran paso este sistema integrado de gestión de calidad para las cooperativas.
Jorge Tello, de INACAL, recalcó que SIC CAFÉ incidirá sin duda en mejorar la calidad de los procesos en la caficultura peruana, que es fundamental para fortalecer su posicionamiento en el exterior, lo que a su vez redundará en un mejor nivel de vida de los productores.
Mirtha Salinas, del MINAGRI, sostuvo que este trabajo, realizado por el sector privado en alianza con la cooperación internacional, es muy valioso, e indicó que el rol del Estado es apoyarlos. Refirió que el objetivo es asegurar la calidad productiva y de la gestión, que parte de la gobernanza cooperativa.
Percy Andía, de la Cooperativa Fortalecer, destacó la trascendencia que tendrá este proceso de modernizaron también para los socios, pues podrán acceder a su organización y tomar contacto en diversos niveles desde sus smartphones, sea para datos concretos como precios o venta, pero también para saber cómo está su cooperativa. Puntualizó que se trata de un cambio profundo y social. 

En base al diagnóstico elaborado en la primera fase de SIC CAFÉ y tomando en cuenta las recomendaciones del Consejo Consultivo, así como los requerimientos de las organizaciones cafetaleras, se diseñó el software que será aplicado mediante un programa piloto en cinco cooperativas.
Se trata de una herramienta de gestión que sirve para tener mejores estándares y contar con información precisa de las diferentes etapas de la producción de café: cultivo, cosecha, procesos, manejo post-cosecha y comercialización hasta el cliente final. 

La información se va registrando en el software a lo largo de cada etapa, alimentando así el servidor central de cada cooperativa cafetalera, el que a su vez se  conecta a través de internet para llegar a los almacenes remotos. Y como toda esta información está en la nube, está al alcance desde cualquier smartphone o una computadora portátil.
Contar con estas referencias permitirá a los directivos tomar mejores y más acertadas decisiones de negocio, identificación de puntos críticos en toda la cadena de valor, gerenciamiento del riesgo, estudio de costos, se contará con herramientas estadísticas predictivas de producción, orientación financiera y técnica para los productores, lo que posibilitará un mayor poder de negociación e inversión. 
Los socios de las cooperativas también podrán acceder a los datos a fin de conocer cómo va su organización.
El software diseñado es un sistema adaptable, en el que se pueden incorporar más áreas o diferentes módulos de trabajo, según la realidad de cada cooperativa.
Se aplicará en cinco organizaciones cafetaleras como un programa piloto.

Este resultado se logró a través de la realización de dos talleres de fortalecimiento del sistema cooperativo en el que participaron directivos y gerentes de cooperativas cafetaleras de todas las regiones de producción. 

Fueron capacitados en:
– Liquidación de la prima de Comercio Justo de acuerdo a la Ley N° 29972, de inclusión de los productores agrarios.
-Gobernanza cooperativa: roles y funciones.
-Sistema de detracciones, retenciones y prevenciones del Impuesto General a las Ventas.
-Gestión de calidad en cooperativas.
-Estándares y certificaciones sostenibles para la exportación.
Además, durante estos eventos se expuso los alcances del programa SIC CAFÉ y se recogió las opiniones de los asistentes.
En la Expo Café 2016 se informó a los representantes de las cooperativas sobre los alcances del proyecto.
Se realizará un proceso para evaluar la toma de decisiones para la implementación de un sistema de calidad en las cooperativas cafetaleras, como parte del Fomento de Servicios de Desarrollo Empresarial.